如何写英语报告,步骤与需要注意的事项

  • December 18, 2018

一些学术作业要求学生写一份“报告”,而不是一篇论文,学生们常常搞不懂这到底是什么意思。同样,在商界,面对向高级经理提交“报告”的要求,许多人都不知道该写什么。写作风格、要包含什么内容、要使用的语言、文档的长度等因素常常引起混淆。

 

什么是报告?

在学术界,报告和论文之间有一些重叠,这两个词有时可以互换使用,但报告更有可能用于商业、科学和技术主题,以及工作场所。

一篇论文提出论点和推理,而一篇报告集中于事实。

从本质上说,报告是一份简短、尖锐、简明的文件,它是为特定的目的和受众而写的。它通常列出并分析一个情况或问题,通常为未来的行动提出建议。这是一篇真实的论文,需要清晰和结构良好。

对于报告的准确形式和内容的要求在不同的组织和部门之间、不同的课程之间、不同的导师之间以及不同的学科之间都是不同的,所以在您开始之前,有必要了解一下是否有任何具体的指导方针。

报告可包括以下部分或全部内容:

对一系列事件或情况的描述;

对这些事件或情况的重要性的一些解释,无论是你自己的分析还是别人的观点,当然都要仔细参考(更多信息请参阅我们的学术参考页面);

对事实或研究结果的评价;

讨论未来行动方针可能产生的结果;

你对行动方针的建议;和结论。

并非所有这些因素在每一份报告中都是必不可少的。

如果你在工作场所写报告,检查是否有任何标准的指导方针或结构你需要使用。

例如,在英国,许多政府部门都有向部长提交报告的大纲结构,必须严格遵守。

小标题和编号

报告的目的是以结构化的方式引导人们浏览信息,同时也使他们能够快速、轻松地找到他们想要的信息。

因此,报告通常有编号的部分和子部分,以及列出每个标题的清晰完整的内容页。因此页码很重要。

现代文字处理器具有添加目录(ToC)、页码和样式标题的功能;当您编辑报告、移动、添加或删除部分时,应该利用它们自动更新。

报告写作

开始:事先准备和计划

报告的结构对于引导读者通过你的思考得出行动和/或决定是非常重要的。事先花点时间计划一下是值得的。

第一步:了解你的简报

你通常会收到一份清晰的报告摘要,包括你正在学习的内容和报告应该为谁准备。

首先,仔细考虑你的简短并确保你清楚谁报告(如果你是学生,那么不仅你的导师,但它应该是写给谁,以及为什么你写它,以及你想要的读者在阅读的终结:做出决定或同意的建议,也许。

第二步:时刻牢记你的摘要

在你的计划和写作过程中,一定要记住你的摘要:你在为谁写作,为什么要写作?

你所有的思考都需要集中在这一点上,这可能要求你在阅读和思考时要冷酷无情。任何不相关的东西都应该丢弃。

当你阅读和研究的时候,试着根据主题把你的工作分成几个部分,有点像写一篇文献综述。

一定要记下你的推荐信,尤其是学术方面的。虽然在工作场合引用可能不那么重要,但是您能够证实您所做的任何断言也是很重要的,因此跟踪您的信息来源是很有帮助的。

报告的结构

与精确的内容一样,对结构的要求也各不相同,所以一定要检查任何指南中列出的内容。

但是,作为一个粗略的指南,您应该计划至少包含一个执行摘要、介绍、报告主体以及包含结论和任何建议的部分。

执行概要

行政摘要或摘要,对于科学报告来说,就是对内容的简要概括。当你知道要画出的关键点时,最后写这封信是值得的。它的长度不应超过半页到一页。

请记住,执行摘要的目的是让忙碌的“高管”快速总结报告的内容。

介绍

引言列出了您计划要说的内容,并对正在讨论的问题进行了简要的总结。它还应该简要涉及你的结论。

报告主体

报告的主体应该以一种引导读者通读该问题的方式精心构建。

你应该把它分成几个部分,使用与主题或领域相关的编号小标题。对于每一个主题,你都应该力求简明扼要地阐明主题

 

结论和建议

结论列出了你从信息中得出的推论,包括任何实验结果。它可以包含建议,也可以包含在单独的部分中。

建议建议你认为情况可以如何改善,并且应该是具体的、可实现的和可衡量的。如果你的建议涉及财政问题,你应该清楚地列出这些建议,如果可能的话,还应该加上估计费用。

 

写作要点

写报告时,你的目标应该是绝对清楚的。最重要的是,这本书应该易于阅读和理解,即使是对那些对这一领域知之甚少的人来说也是如此。

因此,你的目标应该是清晰、准确的文本,使用简单的英语,使用短单词而不是长句子。

你也应该避免术语。如果你必须使用专业语言,你应该在使用的时候解释每个单词。如果你发现你必须解释超过五个单词,你可能使用了太多的术语,需要用一些更简单的单词来代替。

考虑你的听众。如果这份报告是为某个特定的人写的,检查一下你是否应该把它写给“你”,或者是某个职位的第三人:例如,“首席执行官可能会考虑……”,或者“建议部长同意……”。

 

最后的提醒

特别注意你所包含的所有信息是否相关。还要记得检查时态,也就是你用哪个人写的,语法和拼写。对于结构上的任何要求,最后一次检查也是值得的。

对于学术作业,确保你已经充分正确地引用了。像往常一样,检查你没有在不承认的情况下,无意或故意剽窃或复制任何东西。

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